5 Ideen für die digitale Weihnachtsfeier

Geht das auch digital? Als die Planungen für die diesjährige Weihnachtsfeier näher rückten und klar wurde, dass wir uns auf keinen Fall „in echt“ treffen können, waren wir skeptisch. Kann Stimmung aufkommen, wenn man schon den ganzen Tag vor dem Bildschirm gesessen hat? Aber einige Brainstorming-Runden später war klar: Das kann klappen!

Bevor wir euch verraten, was wir auf die Beine gestellt haben, lasst uns kurz innehalten und zurückschauen:

Was für ein Jahr! Corona hat die Welt ganz schön auf den Kopf und uns alle vor ganz neue Herausforderungen gestellt – auch im täglichen Arbeitsleben.

Wenn echte digitale Zusammenarbeit vorher noch auf Videokonferenzen begrenzt und ansonsten wenigen digitalen Nerds vorbehalten war, hat sich das für die allermeisten von uns von einem Tag auf den anderen geändert. Virtuelle Zusammenarbeit und Homeoffice sind binnen weniger Wochen zur Selbstverständlichkeit geworden. Krise als Chance! Statt zwei Jahren haben wir für die Digitalisierung der Arbeitswelt lediglich zwei Monate gebraucht.

„Du bist noch stumm!“

Ein Satz, der dieses Jahr wie kein anderer geprägt hat. Auch Videokonferenzteilnehmer ohne Hosen, Kinder, die Businessmeetings sprengen, oder Tiere im Bild waren gerne geteilte Videos dieses Jahr. Auch wir haben so einige denkwürdige, virtuelle Zusammenkünfte erlebt. Und im Zusammenspiel von Mensch und Technik war so manches Mal auch noch Luft nach oben. Wie in diesem Video, das ohne das Wissen der Kolleg:innen aufgezeichnet und uns zugespielt wurde:

Okee… ganz so schlimm war es auch bei uns nicht. Obwohl die Szene mit dem gescheiterten Versuch, den Bildschirm zu teilen, auch gut von mir hätte stammen können 😉

Wie viele andere Firmen, haben wir bei SMA in den letzten Wochen und Monate einiges ausprobiert und gelernt. Eine Erkenntnis: virtuelle Zusammenarbeit kann auch ganz schön anstrengend sein. Gerade wenn sich ein Meeting ans andere reiht. Aber es hat sich ebenso gezeigt, dass Teamgeist und Zusammenhalt auch sehr gut virtuell funktionieren.

Da wir von vielen Seiten auf unsere digitale Weihnachtsfeier angesprochen wurden, möchten wir euch hier einen kleinen Einblick geben und unsere Erfahrungen teilen. Vielleicht könnt ihr daraus Anregungen für eure nächste digitale Feier ziehen, sei es im beruflichen oder privaten Umfeld.

Do you know it’s (digital) Christmas time?

Zunächst haben wir uns gefragt: Was begeistert uns an den SMA Weihnachtsfeiern, und was können wir davon in die digitale Welt übertragen?

• Gemeinsam zurückblicken z.B. durch eine Rede des Vorstands
• Die Gänsehautmomente, wenn Teamleistungen geehrt oder Spendenprojekte vorgestellt werden
• Das gemeinsame Anstoßen
• Die Grüße aus unseren Niederlassungen
• Die SMA Bands und die Disco
• Das Wiedersehen mit Kolleg:innen, die man das ganze Jahr über nur selten trifft
• Der Spaß (z.B. bei beim Karaoke-Singen oder Spielen)

Ein kleines, unerschrockenes Team machte sich dann auf die Suche nach einem würdigen, kurzweiligen und runden Konzept. Das war nicht ohne, denn eine Blaupause gab es nicht.

Hier unsere fünf Zutaten für eine erfolgreiche digitale Feier:

1. Die analoge Einladung

Alle Kolleg:innen in Deutschland haben kurz vor Nikolaus ein Paket bekommen mit einer persönlichen Einladung und einem Zugangscode für die digitale Weihnachtsfeier. Da nicht jeder ein Dienstlaptop oder -Handy hat, haben wir eine browserbasierte Plattform bereit gestellt, damit jeder über sein individuelles Endgerät Zugang hat. Die Erweiterung des digitalen Events um eine analoge Komponente war uns wichtig, um alle mitzunehmen.

Damit wir auf der Weihnachtsfeier anstoßen konnten, haben alle Mitarbeiter:innen einen Glühwein und eine schön gestaltete Tasse bekommen.

Das leckere Weihnachtsbuffet konnten wir natürlich nicht ersetzen, aber wir haben unsere Kolleg:innen gebeten, ihre Lieblingsrezepte zu schicken. Daraus ist ein tolles Kochbuch entstanden, das wir mit der Einladung zugeschickt haben. Und der traditionelle Schoko-Weihnachtsmann des Betriebsrats fehlte natürlich auch nicht.

2. Die virtuelle Bühne

Für den Livestream, in dem das offizielle Programm übertragen wurde, haben wir nach einer Plattform gesucht, die wir auch später für Kundenevents

nutzen können. Da wir von den bestehenden Lösungen nicht vollends überzeugt waren, haben wir uns eine eigene Online-Plattform bauen lassen.

Auf einer virtuellen Bühne wurde das offizielle Programm live übertragen, das bei SMA vor Ort in einem eigens aufgebauten Greenscreen-Studio stattfand. Hier gab es eine Gesprächsrunde auf Abstand mit dem Vorstand und die Rede des Betriebsrats. Im Livestream liefen außerdem kurze Videos z.B. zu Spendenprojekten. Selbstverständlich achteten alle Beteiligten vor Ort auf Abstand und die Einhaltung aller Corona-Bestimmungen.

3. Die Features fürs Herz

Neben dem Livestream gab es auf unserer digitalen Weihnachtsbühne:

• eine Spotify-Playlist mit stimmungsvoller Musik,
• Fotos von neuen Mitarbeiter:innen, Jubilar:innen und den Babies, die 2020 geboren wurden,
• Videos der SMA Bands (die eigens für die Weihnachtsfeier im Vorfeld unter strengen Corona-Sicherheitsbestimmungen aufgenommen wurden – sogar unser Vorstandssprecher griff zum Mikro),
• Videogrüße aus den Niederlassungen weltweit,
• Ein Formular zum Spenden von Geld, Überstunden oder Urlaub, um soziale Projekte zu unterstützen,
• und last but not least haben wir ein so genanntes Kudoboard eingerichtet, eine digitale Pinnwand, um den Lieblingskolleg:innen oder seinem Team Danke zu sagen.

4. Der virtuelle Raum

Damit sich die Kolleg:innen virtuell treffen konnten, haben wir bei der Online-Plattform Wonder verschiedene Räume angelegt und weihnachtlich dekoriert. Hier konnte man sich z.B. in der Elf Station am Cotton Candy Place oder in Santa’s House am Chimney treffen. Als kleine Kreise läuft man in Wonder durch einen Raum und sobald man einen anderen „Kreis“ trifft, öffnet sich eine Videokonferenz, in der man sich unterhalten kann.

Netter Nebeneffekt: Auch unsere internationalen Kollegen, die in der Vergangenheit nur sehr selten die Weihnachtsfeiern im Headquarter besuchen konnten, waren eingeladen.

Wer Wonder auch für seine Feiern nutzen möchte, hier ein kleines How-to, das wir erstellt haben:

Eine Alternative, um sich virtuell zu treffen, ist natürlich jede Videokonferenzplattform wie MS Teams oder Zoom. Wer es aufwändiger mag, kann in Gather Town eine ganze Welt erschaffen.

5. Die Spiele

Eine Online-Alternative zu Karaoke haben wir zwar nicht gefunden, aber dafür gab es in einer eigens eingerichteten Game Suite Powerpoint-Karaoke, Montagsmaler und Scharade. Karaoke und Scharade spielten die Kollegen bis der Vorhang fiel. Schade, dass sich das Whiteboard der Montagsmaler immer mal wieder aufgehängt hat und es Verzögerungen beim Teilen der PPT-Präsentationen für Karaoke gab. Aber die Kolleg:innen blieben bei der Stange und hatten Spaß.

Außerdem gab es ein Quiz, um SMA Wissen zu testen. Hierfür haben wir das WordPress Plugin Quiz and Survey Master genutzt. Wenn ihr auf einem Event ein Live-Quiz plant, gibt es auch fertige Lösungen z.B. von Slido, Mentimeter, Kahoot, die einfach mit eigenen Inhalten zu füllen sind.

Fazit

Auch wenn eine Feier vor Ort natürlich noch schöner gewesen wäre, kam unser virtuelles Event sehr gut an. Wir haben viele begeisterte Kommentare erhalten und das Programm bot so einige Gänsehautmomente. Auf dem Höhepunkt waren 2.200 Mitarbeiter:innen im Portal eingeloggt und 1.600 haben den Livestream verfolgt. Im Vergleich: Bei der letzten analogen Feier kamen 1.500 in die Kasseler Stadthalle.
Natürlich gibt es immer auch Dinge, die man verbessern kann. Gerade, wenn man so wenig Erfahrungswerte hat. Zum Beispiel haben wir unterschätzt, dass Wonder dem Ansturm der SMAler:innen nicht immer gewachsen war. Mit kleinen Gruppen ist dieses kostenlose Tool eine wirklich tolle Plattform – für Großevents sollte man wohl eher auf eine Lösung setzen, die man von den Kapazitäten her erweitern kann.
Aber die genaue Analyse folgt im neuen Jahr. Jetzt bleibt uns erstmal nur: Danke zu sagen an das gesamte Team und die externen Helfer:innen, die dieses Event möglich gemacht haben.

Das Feedback aus der Belegschaft gilt euch:

„Das war eine warmherzige, inspirierende, Zuversicht spendende und fröhliche Feier!“ Anne

„Ich kann es nur wieder erwähnen: In der Zeit, wo man so wenige soziale Kontakte hat, ist das SPITZE! SMA ist echt TOP!“ Saskia

„Toll! PPT-Karaoke! Damit werden wir Silvester feiern!“ Svenja

„Chapeau! Was für eine digitale Weihnachtsfeier, die erst einmal wer besser machen muss!“ Steffen

„In jedem Fall war es ein Event das seinesgleichen sucht. Ich habe in meinen Netzwerken und Kreisen auf jeden Fall nichts gefunden, was auch nur annähernd in diese Richtung gekommen wäre. Wie alle freue ich mich auch wieder auf Feiern vor Ort, aber nach gestern ist eben auch klar, dass wir nicht nur erfolgreich im Virtuellen zusammen arbeiten, sondern auch super feiern können!“ Marten